IT-Projekt-Kommunikation soll die Abläufe unterstützen und nicht belasten. Die Häufigkeit und der Umfang der Kommunikation sind daher sensibel abzustimmen – anhand der Bedürfnisse der Zielgruppen und der Prozesse sowie insbesondere der Ressourcen des IT-Projekt-Teams.
Dienstleister für IT-Projekt-Kommunikation sollten daher über fundierte und breite IT-Kenntnisse verfügen, um aus dem typischerweise knappen Input aus dem IT-Team eine Kommunikation entwickeln zu können, die inhaltlich korrekt und in der Detailtiefe den Bedarf der Zielgruppen berücksichtigt.
Flexibel planen und professionell umsetzen
Zudem ist es ratsam, die Kommunikation nicht in einem allzu starren Korsett zu planen. IT-Projekte unterliegen zumeist einem agilen Prozess, den die Kommunikation flexibel begleiten sollte. Wichtig ist allerdings, zu Beginn die generellen Rahmenbedingungen und Prinzipien der Kommunikation abzustimmen. Ansonsten entstehen im Projektverlauf viele Reibungsverluste durch Freigabeprozesse und wiederkehrende Grundsatzdiskussionen.
IT-Projekt-Kommunikation kann Kosten sparen, wenn sie die Kooperation fördert und pragmatisch umgesetzt wird.
Kooperation im Management fördern
Das Unternehmensmanagement und die Führungskräfte sollten zu Beginn und zu den Milestones eines IT-Projekts in strategischer Hinsicht ausführlich informiert werden, in den Zwischenzeiten benötigen sie zumeist nur kurze Updates zum Status mit Hinweisen zu Datenquellen, die weiterführende Informationen bieten und relevante Kontaktdaten vorhalten. Dies ermöglicht Ihnen, Fachwissen und Anforderungsprofile bei Bedarf zeitnah einzubringen sowie Folgemaßnahmen in ihrem Verantwortungsbereich anzustoßen.
Akzeptanz und Prozessänderungen unterstützen
Direkte Anwender profitieren von frühzeitigen, ausführlicheren Informationen die ihnen helfen, beispielsweise Prozesse entsprechend zu ändern, Schulungen zu planen oder spezifische Anforderungen mit dem IT-Team rechtzeitig zu klären. Danach sorgen regelmäßig kurze Statusmeldungen im Verlauf des IT-Projekts dafür, dass keine Unsicherheiten oder Gerüchte auftreten. Vor dem ‚Go-Live’ eines neuen Systems sollten direkte Anwender wieder umfangreicher und häufiger informiert werden, damit sie in ihrem Bereich ohne Zeitdruck alle Vorkehrungen für die Systemumstellung treffen können.
IT-Projekte in der Außenwirkung steuern
Sollten IT-Projekte in irgendeiner Weise die Außenwirkung eines Unternehmens betreffen, d. h. hat eine Systemumstellung etwa Auswirkungen für Kunden oder Partner, helfen regelmäßige Statusnachrichten zu den Auswirkungen eines IT-Projekts an Sales, Marketing und PR, dass von dieser Seite rechtzeitig mögliche Konsequenzen bedacht und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Nicht direkt betroffene Mitarbeiter sollten über ihre gewohnten Medien zu Beginn und zum Abschluss von IT-Projekten erfahren. Ansonsten besteht Informationsbedarf nur dann, wenn sich kritische Gerüchte langsam aber sicher verbreiten.
Mit Pragmatismus Kosten sparen
IT-Projekt-Kommunikation kann – sofern sie pragmatisch und mit erfahrenen Dienstleistern realisiert wird – bei minimalem Aufwand erhebliche Vorteile für den Projektverlauf bringen und Kosten sparen – schon allein dadurch, dass damit eine frühzeitige, abteilungsübergreifende Kooperation gefördert und gleichzeitig die Akzeptanz und damit der ROI beschleunigt wird.
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Autor: Gisela Knabl
(Foto: Joachim Wendler)