Ob Email, interner Newsletter, Blog, unternehmenseigenes Social Media oder auch mal ein Informationsstand in der Kantine – die Wahl geeigneter Kommunikationskanäle, über die in Unternehmen zu IT-Projekten informiert wird, hängt von individuellen Faktoren ab. Wichtig ist, dass für die Zielgruppen die Informationsbereitstellung so einfach und attraktiv wie möglich gestaltet wird.
Daher die Regel Nr. 1: Nutzen Sie bereits bestehende Kommunikationskanäle, die auch gerne und häufig genutzt werden.
In Zeiten von Veränderungen ist es oft problematisch, zusätzlich neue Kommunikationskanäle einzuführen. Vielmehr gilt es, auf etablierten und anerkannten Wegen Kollegen und Mitarbeiter zu erreichen. Schließlich soll für IT-Projekte in der Regel geworben, mit positiver Einstellung die Akzeptanz neuer Lösungen bzw. Prozesse erhöht oder um Verständnis für mögliche Unannehmlichkeiten aufgrund von Systemumstellungen gebeten werden. Vielfach ist auch die Motivation von Fachabteilungen wichtig, um Anpassungen neuer Systeme zu unterstützen.
Allerdings: In manchen Fällen brauchen Veränderungen zu Beginn eine besondere Initialzündung
Daher die Regel Nr. 2: Überraschen Sie Kollegen und Mitarbeiter positiv
Je nach den Konsequenzen, die IT-Projekte für die Mitarbeiter nach sich ziehen, kann die geschickte Nutzung neuer Kommunikationskanäle dafür sorgen, dass Veränderungen positiver aufgenommen werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Wenn im Unternehmen schon länger der Wunsch nach einer besseren Unterstützung durch die IT schwelt, richten Sie ein Hilfe-Forum im Intranet ein, das auch zeitnah Antworten liefert. Auch eine gut erreichbare telefonische Kummer-Nummer kann ein deutliches Zeichen dafür sein, dass auf Kooperation Wert gelegt wird.
Unkonventioneller, aber mit klarer Signalwirkung könnte ein IT-Stand in der Kantine sein, der Mitarbeitern einen direkten Austausch mit den IT-Experten bietet.
Haben Sie bislang den Mitarbeiter-Newsletter stiefmütterlich behandelt, wäre ein größeres IT-Projekt ein perfekter Anlass, die Kommunikation mit Mitarbeitern neu zu beleben und damit ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen.
Wollen Sie grundsätzlich Social Media im Unternehmen einführen, sind IT-Projekte mit Auswirkungen auf viele oder alle Mitarbeiter ein willkommener Startpunkt um zu zeigen, wie effektiv internes Social Media sein kann – sofern es strukturiert eingesetzt wird.
Dies führt uns zu Regel Nr. 3: Die Wahl des Mediums bestimmt Art und Umfang des Inhalts
Newsletter bzw. Emails können Informationen nur anreißen und auf weiterführende Informationen – etwa im Intranet – verweisen. Blog-Posts im Intranet – sollen sie von möglichst vielen gelesen werden – müssen auf der Startseite herausgestellt werden, sonst gehen sie im Alltag unter. Umfangreiche Informationen brauchen ihre Zeit – daher müssen sie öfter und auf unterschiedlichen Wegen angeboten werden. Strategische Informationen oder Neuerungen, die zu Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten führen können, sollten ein Back-up erhalten: Das heißt es bedarf Orte und/oder Kontakte, die weiterführende Informationen und Hilfe bieten und damit systematisch zu einem positiven Umgang mit Veränderungen beitragen.
Nicht alle Informationen sind für alle bestimmt. Die Einrichtung gesicherter und einfach zu handhabender Informationswege für definierte Nutzer ist daher unumgänglich. Je exklusiver der Nutzerkreis, umso wichtiger wird dabei Regel Nr. 1. Nur so kann sichergestellt werden, dass Informationen auch ankommen und darauf auch zeitnah reagiert werden kann.
So bleibt als Fazit: Für die IT-Projektkommunikation sollten generell Medien zum Einsatz kommen, die es den Nutzern so einfach wie möglich machen – Pragmatismus geht hier vor Spieltrieb. Strategisch gesetzte Überraschungsmomente sorgen dafür, dass die Aufmerksamkeit der Zielgruppen gezielt gelenkt wird. Der Einsatz unkonventioneller Mittel sollte allerdings mit Bedacht erfolgen, sonst nutzen sich die Effekte schnell ab.
Tipp: Lesen Sie nächste Woche den Beitrag zu Umfang und Frequenz der IT-Projekt-Kommunikation
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Autor: Gisela Knabl
(Foto: Joachim Wendler)