Timing ist im Leben häufig alles – dies gilt auch für die IT-Projektkommunikation. Dafür ist zunächst entscheidend, sich über die Zielgruppen im Klaren zu sein (siehe Teil 2 unserer Serie „IT-Projektkommunikation“).
Das Unternehmensmanagement und die Abteilungsleiter sollten bereits bei ersten konkreten IT-Projektplanungen zeitnah darüber informiert werden, welche IT-gestützten Prozesse zu welchem Zeitpunkt betroffen sind, d. h. verändert oder beeinträchtigt werden. Nur so können sie vorab Engpässe erkennen und Übergangslösungen planen. Ihre Weitsicht kann auch wesentlich dazu beitragen, Krisensituationen zu vermeiden und das Alltagsgeschäft durch entsprechende Vorkehrungen am Laufen zu halten.
Anschließend ist es vielfach hilfreich, von den künftigen Anwendern eine Kerngruppe auszuwählen, die bereits sehr früh in eine detaillierte Kommunikation einbezogen wird. Ihre Kenntnisse zu den Anforderungen im Tagesgeschäft können sowohl bei der zeitlichen Projektplanung als auch bei der Abstimmung der IT-Systemfunktionalitäten selbst äußerst wertvoll sein.
Parallel dazu profitiert der übrige Anwenderkreis davon, wenn er in abgespeckter Form und größeren Intervallen Informationen dazu erhält, was an Änderungen und möglichen Schulungen auf ihn zukommt.
Wenn die Projektplanung abgeschlossen ist und die Maßnahmen kurz davor stehen, sichtbar bzw. spürbar zu werden, ist der Zeitpunkt gekommen, die Mitarbeiter im Unternehmen zu informieren und bei längerem Projektverlauf zu wichtigen Milestones auf dem Laufenden zu halten. Sollten Krisengerüchte die Runde machen, kann zudem eine zwischenzeitliche Klarstellung nicht schaden.
Welche Bedeutung ein IT-Projekt aus Sicht von Vertrieb, Marketing und Presseabteilung haben könnte, ist von den IT-Projektteams selbst in der Regel kaum abzuschätzen. Zu Beginn eines IT-Projekts ist daher auch in diese Richtung eine ausführliche Kommunikation sinnvoll, um ihnen die Chance zu geben, positive Effekte zu nutzen oder Vorkehrungen gegen mögliche Problemfelder zu treffen. Deren Einschätzung dazu bestimmt ihren eigenen Informationsbedarf als auch den nach außen.
So sollten etwa Vertrieb und Marketing gut beurteilen können, ob betroffene Geschäftspartner eine frühzeitige Kommunikation begrüßen, die sowohl technische Neuerungen als auch Veränderungen in den Prozessen berücksichtigt. Aus den Rückmeldungen lässt sich dann der Kreis an Kontakten bei den Partnern identifizieren, die direkter mit dem IT-Projektteam vernetzt werden sollten.
Vertrieb und Marketing schätzen auch ein, ob es für die Kunden ausreicht, kurz vor Live-Schaltung Informationen und möglichen Support zu kommunizieren. Eventuell bietet es sich auch an, Marketing-Kampagnen darauf abzustimmen oder daraufhin zu gestalten.
Die Presseabteilung ihrerseits muss angesichts einer sehr diversifizierten Medienlandschaft entscheiden, ob, in welcher Weise und gegenüber welchen Medien eine Kommunikation des IT-Projekts nach außen relevant sein könnte.
Marketing, Vertrieb und Presseabteilungen benötigen folglich bereits sehr frühzeitig Informationen zu den Auswirkungen von IT-Projekten. Schließlich erfordern Maßnahmen in ihren Bereichen häufig einen nicht unerheblichen zeitlichen Vorlauf.
Die zeitliche Planung der IT-Projektkommunikation muss also nicht nur den Taktschlag des IT-Projekts berücksichtigen, sondern insbesondere die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Zielgruppen mit einbeziehen. Dafür ist es hilfreich, zumindest die internen Abteilungen vorher nach ihren Zeithorizonten zu fragen. Dadurch wird verhindert, dass IT-Projekte mit Marketing-Aktionen kollidieren, Großprojekte im Vertrieb nicht von einem System-Rollout ausgebremst oder Engpässe bei Mitarbeitern durch IT-Einschränkungen verschärft werden.
Tipp:
Lesen Sie nächste Woche in Teil 4 der progress5-Serie:
IT-Projektkommunikation und die Definition der eingesetzten Medien
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Autor: Gisela Knabl
(Foto: Joachim Wendler)